I Den Här Artikeln:

Internal Revenue Service tillåter arbetsgivare att ersätta anställda för företagskostnader som uppstår i jobbet. Enligt en ansvarsfull plan är dessa kostnadsersättningar skattefria till arbetstagaren. Om det är en icke-ansvarig plan betraktas betalningarna som löner. Om ersättningar utfärdas via lönedel betyder det att de ingår i en icke-beräkningsbar plan och medarbetaren betalar skatter på ersättningarna.

Bensinstation

Mannen i kostym pumpar gas

Anställdas affärsutgifter

Som företrädare för företagen tenderar anställda att drabbas av företagskostnader under arbetet. Att köra för att möta en kund, hämta några kontorsmateriel eller ta ut en kund till lunch är alla affärskostnader som kan återbetalas av arbetsgivaren. För att dokumentera och motivera utgifter borde anställda spara kopior av kvitton vid företagsinköp. IRS tillåter arbetsgivare att ersätta anställda med mil för bilresor, så att anställda kan hålla en detaljerad logga över affärsresor snarare än att spara gasinkvitton.

Ansvariga och icke-ansvarsfulla planer

När arbetsgivare ersätter arbetstagarna för arbetskostnader gör de det enligt antingen en ansvarsfull plan eller en icke-ansvarsskyldig plan. En ansvarig plan är en där arbetstagaren tillhandahåller tidig dokumentation av utgifter och returnerar eventuella överskott. Arbetsgivaren verifierar utgiften hade en affärsanslutning och behåller kopia av dokumentationen. Enligt en ansvarsskyldig plan är kostnadsersättningen inte inkomst. Istället är det en skattefri ersättning för utgifter till arbetstagaren.

Utfärda kontroller enligt en ansvarsfull plan

Om du har en ansvarsfull plan, bör utgifter för ersättning inte behandlas via lönedel. I stället be anställda att regelbundet samla dokumentation av utgifter och sedan utfärda en kostnadsersättningskontroll. Dessa betalningar ska redovisas som företagskostnader. Till exempel, om du sänker en anställd en körsträcka-ersättningskontroll för $ 50, ska $ 50 registreras som körkostnad. Ditt företag kommer att kunna avskriva dessa utgifter på sin företagsbeskattningsavgift, så behåll kopior av körsträckans blanketter och kvitton för att underbygga utgiften.

Lön behandling för icke-ansvarsfulla planer

Om arbetsgivaren inte följer reglerna för en ansvarsskyldig plan, är det verksamt enligt en icke-beräkningsbar plan. Ibland implementerar en arbetsgivare en icke-beräkningsbar plan för att minimera registerupptagning. Till exempel kan ett företag välja att ge anställda 500 kronor vardera för att täcka kost- och milstolpeutgifter för en årlig företagsutbildning och inte kräva kvitton. I det här fallet betraktas kostnadsavgifterna faktiskt som löner och de anställda betalar skatter på dem.

Eftersom dessa betraktas som löner, bör kostnaderna för ersättning enligt en icke beräkningsbar plan behandlas genom löneskalan. På så sätt kan arbetsgivaren hålla tillbaka federala, statliga och löneskatter. Vid årets slut redovisas kostnadsersättningar som löner i arbetstagarens formulär W-2.


Video: Mariette – For You